前台接待规程7篇

第1篇 管理处前台接待规程(6)

管理处前台接待规程(六)

一.商户走到管理公司办公室时,前台文员应起身'笑脸'相迎,先问好如:'先生/小姐您好','我可以帮到你吗'

二.商户需要报修时,前台文员应将商户引见给物业助理,由物业助理进行接待。物业助理认真听取商户提出咨询问题或查找资料,物业助理应讲'请稍等,我尽快帮您查找一下。'如果查找时间过长,应说'对不起,让您久等了。'

三.商户到管理公司主动提出咨询问题或查找资料,前台文员应讲'请稍等,我尽快帮您查找一下。'如果查找时间过长,应说'对不起,让您久等了。'

四.如有访客到访,接待员应起身'笑脸'相迎,要先问好,注意讲'请问先生/小姐找哪一位''请问先生/小姐贵姓'等,必要时带路引见。

五.商户/访客离别时,要主动讲'再见'。

六.所有电话务必在振铃三响之内接听。

七.接听电话应先讲'您好'及报'__物业管理公司'。必要时将商户提及的问题在〈商户投诉意见登记表〉上做好记录,采取相应的措施进行处理。

八.与商户或公司领导通话时,通话要简洁清楚,如有需要向对方复述一遍,并让对方先挂断电话后才算通话完全毕。

第2篇 物业服务中心前台接待业主作业规程（15）

物业服务中心前台接待业主作业规程(十五)

1目的

统一接待业主的流程,规范操作步骤,明确岗位职责和要求,从而完善面向客户的沟通渠道,提高处理客户服务需求的能力。

2适用范围

适用于管理(服务)中心前台接待人员。

3职责

3.1前台接待员

3.1.1负责接待业主通过各种形式提出的服务意见或需求。

3.1.2负责对接待业主的情况进行记录。

3.1.3负责直接处理或转交责任部门处理业主意见或需求。

3.1.4负责跟踪处理业主意见或需求的完成情况。

3.2客服主管

3.2.1负责监督控制客户接待员处理接待业主情况的工作。

3.2.2负责对2天内未处理完毕的业主意见或需求进行跟踪处理。

3.3经理

3.3.1负责监督控制管理(服务)中心整体处理接待业主情况的工作。

3.3.2负责对1周内未处理完毕的业主意见或需求进行跟踪处理。

3.3.3负责对无法处理的事项进行关闭。

3.4其它责任部门

3.4.1负责处理相关责任范围内的业主意见或需求。

4作业流程

4.1客户接待员负责接待业主通过上门、致电或网上反映等各种渠道向管理部提出的服务意见或需求。

4.2客户接待员在《接待业主情况记录》上填写接待日期、业主姓名/联系电话、房号、事由;如有其它岗位接待业主后,须及时将接待业主情况告知客户接待员,由其填写《接待业主情况记录》。

4.3客服主管每天须对《接待业主情况纪录》上记录的情况进行审核。

4.4投诉类接待业主情况,按投诉处理作业规程操作。

4.5非投诉类接待业主情况,如果可以直接处理的,由客户接待员负责落实处理完毕,并将处理情况和处理结果记录在《接待业主情况记录》上。

4.6如果无法直接处理的,由客户接待员转相关责任部门处理,并由客户接待员负责跟踪处理情况。如果在2天内处理完毕的,由客户接待员将处理情况和处理结果记录在《接待业主情况记录》上。

4.7如果在2天内未能处理完毕的情况,转由客服主管负责处理。如果能在1周内处理完毕的,由客服主管将处理情况和处理结果记录在《接待业主情况记录》上。

4.8如果在1周内未能处理完毕的情况,转由经理负责处理。处理完毕后,由经理将处理情况和处理结果记录在《接待业主情况记录》上。如果无法处理的,由经理在《接待业主情况记录》上说明原因。

4.9经理每周一须对上周本部门《接待业主情况记录》进行审核。

5相关记录

_《接待业主情况记录》

第3篇 某物业部前台接待工作规程

物业部前台接待工作规程

1、目的

规范总台的工作程序,更好的为住客服务。

2、适用范围

管理处物业部总台的接待事项的管理。

3、职责

(1)管理处主任负责监督检查此规程的执行落实情况。

(2)物业部主管负责组织此规程的执行落实。

(3)物业部前台文员负责执行落实此规程。

4、工作规程

(1)接待

1)客人来访:当客人进入管理处时,前台文员应放下手头工作,起身相迎,并问候、让座、斟水。耐心听取来访者有何问题需解决,礼貌回答客人的提问,如属投诉,则按《住户投诉处理规程》处理,并做好解释工作。

2)电话来访:铃响三声内接电话,首先问候,然后询问来电者需要什么帮助,耐心听取,并把相关内容记录在< <住户来访 来电登记表> >上记录下来电者的姓名、所属单元、电话号码,礼貌应答,如属投诉,则按《住户投诉处理规程》处理,做好解释工作。

3)在接待过程中,如遇不清楚的问题,应问清楚相关部门再回答住户,切忌凭感觉说话。

4)对住户提出的不合理要求,要善言解释,以免存疑,并知会物业部主管做好回访工作。

5)作为对讲机控制中心,当听到呼叫人员call两声以上而未见有应答或双方信号不清听不清时,应及时接驳,传达信息。

5、证件办理:

(1)住户证办理

1)物业组文员应首先了解前来办证者是否该单元业主,查验其相关证件,如非业主,则需其出示有业主亲笔签名的委托证明书(证明书上附有业主身份证复印件、前来办证人的姓名、身份证号码)及前来办证人的身份证,核实无误后方可给予办理,最后将证件号、持证人姓名、办证日期登记在'住户联络资料表'上,并将办证人的身份证

2)复印存档。

3)办证人需提供一张近期证件照进行办证。

4)免费办理。

(2)租户证办理

1)由承租户带齐相关资料(租赁合同、租赁合同补充协议、身份证、承租人近期证件照

一张)到管理处,文员查核上述资料无误后,通知承租户到财务部缴交费用(每张证押金10元,工本费5元),并复印上述资料进行存档,承租户凭财务部收据方可领取租户证。文员需将每张证件的号码、持证人姓名、身份证号码、租赁日期登记在'住户联络资料表'上,并填写《出租单元一览表》。

2)每张租户证的最长期限为一年,逾期续办。在租赁期内续办时持证人凭过期租户证,

交纳2元工本费即可办理。

3)到期不再续租的承租户,凭租户证及押金收据到管理处前台办理退押金手续,文员收回其租户证,并在收据上注明已收回租户证数量,承租户方可凭收据在财务部退取租户证押金。

(3)临时出入证办理

1)凡属临时出入本公司管辖范围的装修人员均需办理临时出入证。

2)由业主带领需办证的人员(持本人身份证、本人近期证件照一张)到管理处办理。文员查验上述证件无误后,复印留底,并让办证人到财务部缴交费用(每证押金10元,工本费5元),办证人凭财务部收据方可领证。文员需将每张证件的号码、持证人姓名、身份证号码、出入期限登记在'装修申请表'上。

3)每张装修临时出入证的最长期限为3个月,逾期续办。工本费5元/证。

需退回装修临时出入证的人员,持临时出入证及其收据到财务部办理退押金手续。

第4篇 物业服务中心前台接待业主作业规程

物业服务中心前台接待业主作业规程(十五)1目的统一接待业主的流程,规范操作步骤,明确岗位职责和要求,从而完善面向客户的沟通渠道,提高处理客户服务需求的能力。

2适用范围适用于管理(服务)中心前台接待人员。

3职责3.1前台接待员3.

1.1负责接待业主通过各种形式提出的服务意见或需求。

3.1.2负责对接待业主的情况进行记录。

3.1.3负责直接处理或转交责任部门处理业主意见或需求。

3.1.4负责跟踪处理业主意见或需求的完成情况。

3. 2客服主管

3.2.1 负责监督控制客户接待员处理接待业主情况的工作。

3.2.2 负责对2天内未处理完毕的业主意见或需求进行跟踪处理。

3. 3经理

3.3.1 负责监督控制管理(服务)中心整体处理接待业主情况的工作。

3.3.2 负责对1周内未处理完毕的业主意见或需求进行跟踪处理。

3.3.3 负责对无法处理的事项进行 。

3. 4其它责任部门

3.4.1 负责处理相关责任范围内的业主意见或需求。

4作业流程

4.1客户接待员负责接待业主通过上门、致电或网上反映等各种渠道向管理部提出的服务意见或需求。

4.2客户接待员在《接待业主情况记录》上填写接待日期、业主姓名/联系电话、房号、事由;

如有其它岗位接待业主后,须及时将接待业主情况告知客户接待员,由其填写《接待业主情况记录》。

4.3客服主管每天须对《接待业主情况纪录》上记录的情况进行审核。

4.4投诉类接待业主情况,按投诉处理作业规程操作。

4.5非投诉类接待业主情况,如果可以直接处理的,由客户接待员负责落实处理完毕,并将处理情况和处理结果记录在《接待业主情况记录》上。

4.6如果无法直接处理的,由客户接待员转相关责任部门处理,并由客户接待员负责跟踪处理情况。

如果在2天内处理完毕的,由客户接待员将处理情况和处理结果记录在《接待业主情况记录》上。

4.7如果在2天内未能处理完毕的情况,转由客服主管负责处理。

如果能在1周内处理完毕的,由客服主管将处理情况和处理结果记录在《接待业主情况记录》上。

4.8如果在1周内未能处理完毕的情况,转由经理负责处理。

处理完毕后,由经理将处理情况和处理结果记录在《接待业主情况记录》上。

如果无法处理的,由经理在《接待业主情况记录》上说明原因。

4.9经理每周一须对上周本部门《接待业主情况记录》进行审核。

5相关记录《接待业主情况记录》

第5篇 酒店前台接待规程

酒店前台接待工作内容

一、登记的主要内容:

1.获取宾客个人资料;

2.满足宾客对客房和房价的要求;

3.办理登记手续;

二、登记的目的:

1.使饭店获取有关客人的重要信息;

2.为客人分房和定房价;

3.确定客人预期离店的日期;

三、入住登记操作过程的五个重要概念:

1.收集资料-------饭店在入住登记过程中收集有关宾客要求,预期离店日期,支付方式及个人背景资料;

2.分房定价-------分配客房及定房价;

3.信用限额-------饭店根据宾客付款方式及饭店信用限额制度,确定宾客享用信用的额度;

4.供房计划-------饭店根据可供房状况,宾客预期离店日期,最大限度地销售客房;

5.控制流量-------通过登记程序调节和控制饭店分房和定价过程;

四、登记表的确定内容:

1.所需客房数和床数;

2.预计逗留时间;

3.付款方式;

4.客人的姓名和地址;

五、登记过程中应注意的原则:

1.客房的分配和定价以饭店可供客房状况为基础;

2.入住登记时应向客人说明房价,且请客人签名;

六、分配房间和定房价:

分配房间与办理住宿登记手续同时进行,在分配房间时,要根据旅客的不同特点,要求和客房的具体情况;

1.对vip客人,一般要安排较好的或豪华的房间;

2.对一般客人,特别是散客,由于他们住饭店的目的各异,要有针对性地做好分房工作,例如:做生意的客人,对房价的高低不太敏感,可以安排房费较高,但比较安静的房间;而度假客人则可安排房价较低的房间;

3.对于团体客人,应尽量安排在同一层楼,客人所住的房间标准也要相同,这样既方便客人活动,又有利于管理;

4.对年老、伤残或带小孩的客人,一般安排在低层楼面,离服务台或工作间较近的房间,以便照顾;

5.对于新婚或合家住店的客人,一般安排在楼层边角有大床的房间,或双连房间,使他们感到服务的周到和热情;

6.分配给客人的房间,要当面向客人讲清房间特点、房租、外加服务费等;

7.根据客人是否持有贵宾卡确定贵宾优惠价;

8.根据客人是否合约挂帐公司确定合约价;

9.根据团体客或旅行社合约折扣确定合约价;

10.根据老总或董事签名确定折扣价;

11.一般散客按现行房价确定房价;

七、确认保证金方式:

1.根据酒店规定和不同房类收取相应的现金做为担保;

2.根据客人意愿接受信用卡预先录卡为担保;

3.根据客人是否属合约挂帐公司进行挂帐签单形式担保;

4.根据客人意愿抵押存放有效证件和贵重物品进行抵押担保;

5.根据客人的重要性和与老总、各董事关系,请老总、董事签名担保;

6.属负责接待的请示老总和有关有权人员签署,无须担保。

八、完成入住登记手续:

1.分房、定房价、确立担保形式后把客房钥匙分给宾客;

2.招呼行李生带客人进房,并致谢或祝愿;

3.填写客房状况控制表,输入登记资料于电脑接待系统;

4.建立客人有关资料档案史。

第6篇 某物业前台接待工作规程

1.0目的:建立客户与管理处之间的联系平台。

2.0范围:客服中心前台工作。

3.0职责:接待客户日常咨询、投诉、请修、办理入伙、车位办理、回访、特约服务、各类证件办理等工作;

4.0方法和过程控制:

4.1服务工作程序

4.1.1 客户光临客服中心时,客服前台应起身'笑脸'相迎、问好如:'先生/小姐您好','我可以帮到您吗'

4.1.2 认真听取客户提出的咨询问题,使用服务用语'请稍等,我马上帮您了解一下。'如果查找时间过长,应说'对不起,让您久等了。'

4.1.3 如有访客到访,客服前台应起身'笑脸'相迎,要先问好,必须讲'请问先生/小姐找哪一位''请问先生/小姐贵姓'等服务用语,必要时带路引见。

4.1.4 用户/访客离别时,要主动讲'再见'。

4.1.5 所有电话务必在振铃三响之内接听。

4.1.6 接听电话[[应先讲'您好'及报'____'。必要时将用户提及的问题在〈用户投诉意见登记表〉上做好记录,采取相应的措施进行处理。

4.1.7 与用户或公司领导通话时,通话要简洁清楚,如有需要向对方复述一遍,并让对方先挂断电话后才算通话完全毕。

4.2接待客户的原则:

4.1.1对客户讲话时要用普通话或便于与客户交流的语言。

4.1.2礼貌待客,使用文明用语。

4.1.3安抚客户情绪,并保证全力解决他的问题。

4.1.4做好相关记录。

4.3处理投诉及事故原则:

4.2.1对一般性投诉问题及突发事故,需做好与相关部门的协调,及时妥善处理。

4.2.2对重大投诉问题以及重大突发事故必要时可及时向公司经理汇报。

5.0参考资料:

5.1kh-21-r01《客户服务登记录》

第7篇 某物业客服中心前台接待工作规程

物业客服中心前台接待工作规程

1.目 的

通过制订客服中心前台接待员工作规程,达到规范接待工作和充分展示服务窗口形象的目的。

2.使用范围

客服中心前台接待员

3.职 责

3.1负责接待和处理业主咨询、投诉工作,并做好详细记录;需要报事的应填写派工单并发至相关部门和片区管理员处理;

3.2负责业主信件、报刊的接收工作,并每日按时通知楼宇片区管理员领取;

3.3负责业主/住户投诉有效率及处理及时率的月统计工作;

3.4负责业主接房及装修手续的办理,以及装修工人出入证件的办理工作;

3.5负责钥匙的管理工作;

3.6负责业主档案的管理工作;

3.7负责节假日、午休时段以及下午下班之后的费用代收工作,并做好同收银员的工作交接;

3.8负责做好小区家政等特约服务受理工作;

3.9对各职能部门的协调监督工作;

3.10 负责有关业主的电话回访工作;

3.11 负责派工单的派发工作;

3.12 负责电、气等公用事业申办开通及费用缴纳代办受理工作。

4.工作程序

4.1受理咨询、投诉和访问工作;

4.1.1受理咨询和访问工作;

4.1.1.1负责接待业主和住户的口头或书面等形式的咨询和访问工作,并做好耐心细致的解释;

4.1.1.2若不能立即回答客户的有关咨询,首先表示歉意,并约定时间给客户回复;

4.1.1.3做好相关重要咨询内容的记录;

4.1.2.受理投诉

4.1.2.1接到业主和住户的投诉后应做好详细记录,并报相关部门或责任人处理。具体工作参照《业主和住户投诉处理作业规程》;

4.1.2.2对投诉处理情况及时跟进,并将结果回复投诉人。

4.1.3 投诉统计

4.1.3.1投诉项目分类

4.1.3.1.1安保工作;

4.1.3.1.2清洁;

4.1.3.1.3绿化;

4.1.3.1.4工程维修;

4.1.3.1.5信件、报刊收发;

4.1.3.1.6装修管理;

4.1.3.1.7员工服务态度;

4.1.3.1.8其它。

4.1.3.2投诉项目分类,在每月27日对其进行统计量化。如果需要,制作设计统计图;

4.1.3.3统计表内应包括:日期、时间、投诉人姓名、投诉处理人、处理方式、处理结果、业主对处理结果的满意程度、投诉受理人等;

4.1.3.4做好投诉有效率和处理及时率的月统计工作;

4.1.3.5做完统计后,应在当月28日将统计表上报。

4.1.4负责对业主和住户紧急求援、求救信号进行登记,并迅速上报相关部门或责任人;

4.1.4.1涉及小区内发生的如水管爆裂、突然断电及其它意外事故,接待员应保持冷静,将突发事件信息迅速告知保安队或工程队,并做好事件记录和接受业主相关的咨询;

4.1.4.2告知并安慰业主,事件正在处理。具体操作可参见相关部门的《突发事件处理规程》;

4.1.5 对于业主和住户的一些特别服务要约,在《特约服务记录表》中做好详细登记,并填写《派工单》及时报告片区管理员或相关部门,以便处理。

4.2 信件、报刊的收发工作(此项工作暂由投递局处理)

4.2.1当邮递员将小区内业主和住户的信件、报刊送来后,接待员应详细检查信件、报刊等有无损伤,并认真做好签收;

4.2.2签收完毕后,将收到的信件、报刊进行分类整理,并做好登记;

4.2.3向管理员发出通知,请其到前台收领业主的信件、报刊,并请其做好签收手续;

4.2.4挂号信、特快专递及包裹等的收发工作;(此项工作由投递局进行)

4.2.4.1从邮递员手中签收此类邮件时,应详细注明收件人姓名、楼牌号、寄至何处及签收时间等;

4.2.4.2此类邮件签收当天下午5:00-6:00通知片区管理员前来签领,并做好详细记录;

4.2.5 业主/住户邮件、包裹等应妥善保管,置于干燥通风安全处,使邮件不遗失、不损坏;

4.2.6 对过期邮件的处理;

4.2.6.1对业主逾期未来领取的过期邮件,应配合管理员通过电话、信函等方式尽量联系业主,询问处置意见或代为保管;

4.2.6.2如业主仍未前来领取或联系不上业主,若能确定业主仍在小区内居住,则先暂为妥善保管,否则按相关规定进行退件处理。

4.3接房手续的办理:严格按照接房流程办理

4.4装修手续及装修工人出入证件的办理:严格按照装修流程办理

4.5钥匙管理

4.5.1钥匙分类;

4.5.1.1空置房屋钥匙;

4.5.1.2业主托管钥匙;

4.5.1.3各类设施设备用房备用钥匙;

4.5.1.4其它

4.5.2 对各类钥匙进行分楼栋、分层、分类管理,并归入专用钥匙柜;

4.5.3 各类钥匙粘贴明显清晰标识;

4.5.4 各类钥匙借用严格实行登记,并跟踪去向,及时回收;

4.5.4.1内部工作人员借用时请其签字认可;

4.5.4.2非公司工作人员借用必须请其出示有效身份证件,同时交付押金并请其在《钥匙借用登记表》上签字;

4.5.5业主接房领取钥匙应做好详细记录。

4.5.6每月25-27日对所有钥匙进行清理统计,并将统计情况于当月28日上报。

4.6收费工作(关于收费工作由收费中心统一进行,前台接待员不收取费用)

4.6.1做好特约服务办理时的费用收取工作;

4.6.1.1坚持'办理即收费'的原则,避免事后催收情况发生;

4.6.1.2收费时做好详细登记,并请业主/住户签字;

4.6.1.3 做好特约服务月统计工作,并将统计情况上报。

4.6.2 节假日正常费用的收取;

4.6.2.1节假日费用收取由收费中心进行;

4.6.2.2所有关于此类费用于收银员上班当日上午9:00前交接清楚,严禁拖延。

4.7 特约服务受理

4.7.1 当面或电话受理业主/住户的特约服务请求,并做好详细记录;

4.7.2 将服务请求内容派发片区管理员或部门受理;

4.7.3 做好特约服务的质量跟踪;

4.7.4 每月28-29日同管理员一道对特约服务情况进行统计分析,并将情况于当月30日上报。

4.8协助

管理处主任对各职能部门的工作开展情况进行监督,对业主/住户反映存在的问题及时向各部门负责人反馈和指出,对重大问题及时向管理处主任汇报。

4.9负责上级领导安排的业主电话回访和管理处组织的重大质量活动和社区文化活动方案中确定的电话通知。在电话通知或回访时做好相关记录,并及时将通知、回访情况上报。

4.10 派工单的管理

4.10.1接待员接到维修或其它请求时,应及时填写派工单(一式三联)发往相关部门处理,并请接收人签字确认;

4.10.2在规定的时限内及时跟进处理情况;

4.10.3将处理情况或结果及时告知业主/住户,并询问其满意程度;若在规定时限内不能完成,应向其道歉并做好解释工作;

4.10.4做好派工单的回收工作;

4.10.5每月25-27日对报事情况进行统计分析,并将统计情况于当月28日上报。

4.11服务项目的代办工作

4.11.1负责业户用电、用气预购统计工作;

4.11.1.1当业主要求预购电气时,应在《预购电数量、领取记录表》或《预购气数量、领取记录表》上做好详细登记,并妥善保管好业主预缴的预购电、气现金和遥控板、智能气卡;

4.11.1.2在每周统一购电、气前,应将所预购电气的业户名单、数量、现金、遥控板及智能气卡交予代办者,并做好交接工作,以便代办人到各营业厅及时购电、购气,满足用户要求;

4.11.1.3购回电、气之后,及时交接遥控板、智能气卡、电费收据、气费收据和余款,做好详细交接记录并妥善保管;

4.11.2通知申购电、气的业户到客户中心领取遥控板和气卡,并要求业户做签收记录,若有余款应当面与业户点清;

4.11.3每月28日做好当月代购电气等的统计工作,并上报。

5. 相关文件和质量记录

5.1《业主/住户特约服务登记表》

5.2《业主/住户投诉记录表》

5.3《业主/住户投诉报告单》

5.4《业主/住户投诉处理作业规程》

5.6《客服中心工作记录表》

5.7《客服中心交接班记录表》

5.8《报刊、杂志、邮件收发记录表》

5.9《防盗门钥匙借用登记表》

5.10《 月份特约服务统计表》

5.11《挂号、特快专递及包裹签收记录表》

5.12《挂号、特快专递及包裹通知单》

5.13《巡访、回访记录表》

5.14《特别事件报告单》

5.15《预购电数量、领取记录表》