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【第1篇 z医院友好来访参观接待管理办法
人民医院友好来访、参观接待管理办法
为加强对外沟通交流,树立医院良好形象,制定本接待管理办法。
一、友好来访、参观接待主要负责部门是医院办公室。
二、根据来宾情况,由办公室统一安排,相关院领导、科室负责人或有关工作人员负责接待。
(一)上级领导和重要来宾来院参观,由院领导接待,办公室陪同接待。
(二)专业性参观,由分管领导与职能科室负责接待,办公室做好协调配合工作。
(三)一般性参观,根据来访人员情况由办公室和职能科室负责接待,必要时由相关院领导参与。
三、认真做好来宾的住宿、膳食、交通安排,根据来访的需要,应分不同类别予以安排落实。
四、对来院参观学习的单位和人员要热情接待,注意仪表、服装,服务周到,有礼有节。
五、每次接待工作都要做好接待登记,每年汇总、总结;对重要领导、知名人士要请其签名留念。
六、常规接待程序
(一)接待场所的落实:安排好会议室,布置会场(横幅、茶水、水果、多媒体、医院宣传材料、宣传报导等)
(二)由接待人员在医院主要出入口处或行政楼下迎接
(三)入座后,双方介绍人员情况
(四)由院方致欢迎词和医院简要介绍
(五)播放医院影像资料片
(六)双方交流,作对口介绍
(七)按需安排实地参观
(八)由接待人员负责送行
【第2篇 房产后勤管理部项目参观接待流程
物业房产后勤管理部项目参观接待流程
1、目的
为了更好的做好项目参观内部接待工作,为宾客提供安全、舒适、温馨的现场服务和满意的膳食服务。
2、适用范围
房产后勤管理部。
3、职责
岗位职责
膳食主办负责与集团、地产的对接、沟通,明确接待时间、地点、所接待人物、接待标准和宾客特点,服务所需的车辆、工作人员数量,并负责安排和跟进接待事务;
业务主办或现场物业服务中心负责人负责安排接待现场安全、保洁、车辆工作,配合膳食主办圆满完成接待任务;
厨师大班长负责接待现场的布置、菜谱的安排与订购,监督食堂的操作,对成菜品质进行验收和运送,协助膳食主办顺利完成接待任务;
现场厨师班长负责菜品的质量验收、菜肴的配制与装饰,协助厨师大班长工作;
现场厨师负责菜肴的制作,保障质量,按时出菜。
4、过程控制
4.1房管部未移交项目的万科内部接待流程
4.1.1膳食主办接到接待信息时,即与发件人对接、沟通,明确接待时间、地点、所接待人物、接待标准,结合宾客特点与厨师大班长制定菜谱、酒水并根据服务所需的车辆、工作人员数量反馈给发件人确认,负责监督和跟进接待事务;并将接待信息发送地产相关人员及公司分管领导和部门负责人。
4.1.2业务主办接到膳食主办的接待信息后,根据接待计划安排接待现场和样板间安全、保洁、服务员、车辆的工作,在宾客到达前1小时准备工作完毕。所有接待服务人员精神饱满、bi规范、通讯工具良好,保持窗明几净、地面干净整洁,无垃圾、烟头、杂物。
4.1.2.1技术组工作流程
接到控制中心通知后,根据各餐饮/参观接待地点、路线要求,提前五小时检查、调试灯光、音响、区域照明、空调设备。
1) 空调设备
技术人员在餐饮/参观前一小时开启空调设备,视具体情况提前开启其他必要区域的通道;
2)就餐场所照明设施
就餐开始前一小时开启所有(视具体情况而定)场地灯饰。
3)音响设备
a)严格按照业务主办/膳食主办所对接要求进行调试,一般技术要求灯光开启不要太强或太弱,并注意灯光的扭转方向避免破坏周边的设施。
b)稳固摆放麦克风,按照设备开机程序开启音响设备,并逐一调试每个麦克风音量,力求均衡无反馈声和嘈杂音(视与地产项目对接要求而定)。
c)若宴会期间要卡拉ok,技术员需提前准备好卡拉ok歌碟、目录,方便查阅点歌。
4) 技术人员根据控制中心指示,负责在夜间开启园区路灯。
5)所有准备工作完成后,需及时将情况反馈至控制中心,由控制中心反馈至项目房管员进行核查。
4.1.2.2安全班工作流程
接控制中心通知后,根据餐饮/参观地点、路线要求,安全岗提前一小时开启相关区域门锁及责任范围内电源。
1) 岗位设置
在原有岗位基础上至少提前1小时增设相关警卫岗位。
2) 标识指引
视来访人数、来访车辆放置人员指引标识和车位导向标识。
3) 现场控制
路口岗、大门岗各1人负责与来访人员方向指引、问询工作;停车场出入口各1人控制车辆有序停放。
4)所有准备工作完成后,需及时将情况反馈至控制中心,并由控制中心通报项目房管员进行核查。
5)控制中心应在每次发布接待通知时明确告诉各岗位本次接待要求、接待路线和其他特殊要求,并提前两小时向业务主办/膳食主办/项目房管员及其它各部门负责人通报整体餐饮/参观接待准备情况并予以记录,对未完成的准备工作予以督促和跟进,来访人员达到半小时前再次向业务主办/膳食主办/项目房管员及其它各部门负责人通报整体餐饮/参观接待准备情况并予以记录,对未完成的准备工作予以督促和跟进。
4.1.2.3保洁班
接控制中心通知后,根据餐饮/参观地点,服务员提前4小时准备相关工作。
1)现场布置
接控制中心通知后,根据餐饮/参观接待地点/路线要求,提前五小时清洁相关区域;并根据相关要求,提前五小时布置餐饮/参观接待现场。
2) 物资准备
根据就餐人数,提前二小时准备热水瓶、茶壶(两个)、茶叶、纸巾、纸杯、托盘、毛巾(两条/人,大、小各一)等用品;
3)现场服务准备
在就餐开始前,服务人员提前1小时到场准备茶水、摆好杯子。
4)所有准备工作完成后,需及时将情况反馈至控制中心,并由控制中心通报项目房管员进行核查。
4.1.3厨师大班长负责接待现场餐台、餐椅、餐具的布置、菜谱的安排与订购,监督食堂的操作,对成菜品质进行验收和运送及现场管理,协助膳食主办顺利完成接待任务;
4.1.3.1膳食组
1)材料准备
接通知后,根据就餐人数、饮食习惯、餐饮费用标准、就餐时间等内容订购相应餐饮材料(蔬菜、肉类、调料、酒水等)。
2)餐具准备
根据就餐人数准备好充足的餐具(茶位、菜碟、碗筷、勺类、酒杯等等)。
3)烹饪
根据厨师特长安排不同厨师烹饪不同菜式。
4)特殊准备
根据来访人员国籍确定订购相应西餐、日式菜等。
5)以上所有工作需在就餐前半小时内完成,就餐前1小时将准备情况反馈至控制中心,并由控制中心通报项目房管员进行核查。
4.1.4接待过程中,服务人员不得大声喧哗,文明礼貌、规范服务;接待完毕后,对现场餐具进行清洗、消毒,对现场卫生进行清理;对接待剩余可存放物资回收仓库登记保存。
4.1.5膳食主办负责对接现场陪同负责人对《用车申请表》、《项目参观万科内部接待服务费用表》签字确认,对服务结果进行沟通、反馈。
4.1.6膳食主办负责接待服务费用的审核、填单、报销。
4.2已经移交物业服务中心管理项目的万科内部接待流程
4.2.1物业服务中心负责人接到膳食主办的接待信息后,根据接待计划安排接待现场和样板间安全、保洁、服务员、车辆的工作,在宾客到达前1小时准备工作完毕。所有接待服务人员精神饱满、bi规范、通讯工具良好,保持窗明几净、地面干净整洁,无垃圾、烟头、杂物。
4.2.2其它相关内容参考4.1要
求。
4.3现场服务标准
4.3.1接待要求
4.3.1.1部门相关接待负责人须提前十分钟在主要入口处迎候。
4.3.1.2形象岗须精神抖擞,室外巡逻岗须于大门内道路旁负责车辆引导,并在停车场加派临时岗,负责车辆停放指引和开启来宾车门。
4.3.1.3 来宾下车后,可按与地产协商的接待要求和《房管部接待工作信息表》的安排确定参观路线。
4.3.1.4参观完毕,视与地产协商的接待内容指引来宾进入就餐区,来宾进入就餐区前半小时服务人员需摆放好所有就餐所需用品,待来宾入座后服务人员及时按程序提供相关服务,来宾就餐期间服务人员需在5米外等候提供服务,来宾用完餐准备离开时,以上迎接人员须将来宾送上车并目送来宾离开。
4.3.2餐饮/参观接待事宜保密规定
4.3.2.1集团、地产领导带入的客户餐饮/参观接待内容不得向外界透露任何信息;
4.3.3.2地产项目有保密要求的餐饮/参观接待事宜,按地产项目要求执行。
5、记录表格
vkwy7.5.1-j06-04-f1《项目参观万科内部接待服务费用表》
vkwy7.5.1-j06-04-f2《房管部接待工作信息表》
