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【第1篇】小区物业规章制度建立档案管理
小区物业规章制度的建立与档案管理
第一章拟建立的规章制度
一、拟建立的公众管理制度
包括业主临时公约、业主委员会章程、客户服务指南或住户手册、精神文明公约、住宅公共设施设备维修基金管理办法、治安管理须知、车辆进出停放管理须知、消防管理须知、环境卫生管理须知、招牌广告及公共场地、墙壁、屋面管理须知、营业场所管理须知、文娱场所管理须知、装饰装修管理须知等。根据招标书要求提供的《业主临时公约》附文如下,其他详细内容此处略。
注:《**.凤凰城业主临时公约》建议稿附后。
二、拟建立的内部管理制度
包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、财务管理制度、预算管理制度、奖惩管理制度、投诉管理制度、文件管理制度、员工基本规范、通讯设备管理制度、管理体系及重大事项决策管理制度、培训管理制度。详细内容此处略。
三、拟建立的质量手册及程序文件
包括质量手册、文件控制程序文件、质量记录程序文件、管理评审程序文件、人力资源程序文件、合同评审程序文件、物业接管程序文件、服务设计开发程序文件、采购程序文件、入住管理程序文件、内部审核程序文件、不合格程序文件、数据分析程序文件、纠正防措施程序文件等。详细内容此处略。
四、拟建立的工作手册
包括各级岗位职责工作手册、社区文化工作手册、公共场地工作手册、营业文娱场所工作手册、房屋整改工作手册、空房管理工作手册、住户入住工作手册、装修管理工作手册、投诉的接待和处理工作手册、住户意见的征求、评议以及服务的定期回访工作手册、住户档案管理工作手册、便民服务实施工作手册、费用的统计、收取和追收欠款工作手册、环卫工作手册、绿化工作手册、报修工作手册、供配电设施设备工作手册、给排水设施设备工作手册、电梯设施设备工作手册、库房工作手册、突发事件或异常情况处理工作手册、勤务工作手册、安全工作手册、门卫工作手册、巡逻工作手册、争创物业优秀规划等。详细内容此处略。
五、拟建立的质量记录文件
因数量达几百份,此处省略
第二章档案的建立与管理
一、物业档案建立的内容
档案建立的内容包括:业主入伙资料;客户家庭资料;客户联系电话:包括:正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话,如家庭电话、单位电话、手机、呼机、e-mail地址等;客户室内装修管理资料包括:装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等;客户日常维修资料包括:维修、维修回访等记录情况;客户反馈资料包括:服务质量回访记录、客户投诉及处理记录、客户意见征询、统计记录等。
二、物业档案管理的具体措施
客户档案资料是在客户入伙以后逐步建立起来的,其内容包括客户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。
1、客户档案的收集
设立档案室,建立相应规章制度,对客户档案进行严格管理。资料收集坚持内容丰富的原则。在实际工作中从需要出发,扩大资料来源,从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档,实行客户一户一档。
2、客户权籍资料管理
从客户入伙开始,应着手权籍资料的收集工作,权籍资料的收集、整理、归档,应做到条理清晰、完整齐全,便于查阅。管理和使用好权籍资料,动态反映客户权籍状况,为客户需求提供服务。
3、客户档案的整理
各个业务范围上收集到的信息资料,统一交档案员集中整理,整理的重点根据资料内容、来源进行分类,做到条理清晰、便于查阅。
4、客户档案的归档
**.凤凰城小区管理处的业务接待将收集到的客户资料每月五日前提交档案中心。物业档案中心员按照物业管理自身的内在规律和联系,将资料分类有序地保存,并输入计算机存档,运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。
5、档案的利用
为客户服务工作及时提供档案资料,直接或间接地为客户管理服务,从而有效地提高服务质量和服务水平。
6、客户档案的管理
客户档案的使用有严格的规定,借阅必须由具备规定条件的人员经登记后方可借出,归还时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,严重时追究有关人员的责任。客户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作,计算机使用时应防止电脑病毒侵入。
【第2篇】船厂住宅小区物业管理机构设置规章制度
船厂职工住宅小区物业管理机构设置和规章制度
(一)管理机制
1、时效工作制:我方对住户的服务工作一律实行时效工作制即本公司承诺有对外的服务工作,均在对住户公开承诺的时间内完成或有处理结果。
2、公开服务制:所有服务工作均面向住户、厂方管理,禁止员工向住户索取任何酬劳。
3、首问责任制:任何员工在接到住户咨询、投诉、求助时,均负责将住户的问题跟踪至解决完毕,方可获得公司认可。
4、财务公开制:我方将定期向厂方公开财务收支账目,接受厂方的公开咨询。除日常管理开支外,凡需额外费用开支(如工程修缮等)均应事先以书面形式征得厂方同意及明确费用拨付后,方予以实施。
5、全天候服务:我方实行全天24小时服务。物业服务管理中心设热线服务电话,欢迎住户随时拨打。
6、不均衡管理:我方各项服务工作均会依照工作的轻重缓急和住户的生活规律进行统筹安排,通过优化后的工作编排使工作更加人性化,更加符合专业化物业管理公司的要求。
7、回访工作制:我方将依照自己人的标准作业规程对开展的服务工作定期走访住户虚心接受住户的建议,批评。重大决策、措施均会在事先通报给住户。
8、安全预案制:我方将优先解决住户的 产的问题,对治安重点、难点建立预案制度,可能出现地突发总是均有及时、有效的处理程序,确保安全工作的万无一失。
9、保本微利:我方承诺将按照保本微利的原则管理住户的物业,无论何时都只按一定比例公开提取微薄的佣金,所有的管理节余将用于住户的服务之中。
(二)管理规章制度
我方坚持'以人为本、服务第一'的宗旨,通过深入的接触和踏实的工作,并将之充分体现在与客户的交流、沟通中,并为之制定出一系列制度。来保证动作的有效性。
公众制度目录
1、住户公约(文明公约)
2、职工手册(宿舍区)
3、住户登记制度
4、住户信件、邮件、报纸及杂志分发规定
5、住户搬入、搬出物品管理办法
6、户外广告、招牌、宣伟设施及其他悬挂物品的管理办法
7、宿舍区用电管理规定
8、车辆管理规定
9、停车场管理规定
10、其他
内部岗位责任制
1、物业服务管理中心主任岗位职责
2、物业服务管理中心副主任职责
3、公共事务部主管职责
4、维修部主管职责
5、环境管理部主管职责
6、办公室文员岗位职责
7、档案资料员岗位职责
8、工程技术岗位职责
9、清洁工职责
10、绿化工职责
11、保安队长岗位职责
12、保安员岗位职责
13、义务消防员职责
【第3篇】小区物业保安部规章制度格式怎样的
小区物业保安部规章制度
(三)1.遵守公司的各项规章制度和国家的法律、法规。
2.必须服从公司总经理和主管领导布置的各项安全保卫任务,并无条件的尽力完成。
3.服从部门经理的统一指挥和工作安排,所属岗位对保安部下达的指令必须准确无误的完成。
4.准时上下班,不迟到早退或擅自脱岗,遇到特殊情况不能准时到岗的必须提前一天请假,最迟当天早9:00前打电话请假,个人要服从保卫任务的需要。
5.遵守公司各项管理制度和纪律规定,言谈举止有礼貌,注意政策。
6.遵守保密纪律,说话严谨,保安部所属各岗位职工,不准将公司内部一切情况、保安部工作内容、布置安全任务向外界泄露。
7.坚持原则,不循私情,加强汇报,相互协作,以公司利益为大局。
8.上班时间不准看报,办公室不得搞娱乐活动,不集结聊天。
9.严禁与住户建立私人关系,保卫干部不准私自为住户办理委托事项,不准介绍劳务,因工作与住户联系,必须通过物业部。
10.公司职工及入住住户向保安部干部反映的任何有关安全方面的情况要高度重视,主动查清情况,做到三不放过:查不清不放过,责任未落实不放过,措施不得力不放过。
11.保卫干部要坚持深入各部门、各岗位随时掌握安全状况,进行巡视、监督、检查、每周不少于20小时,工作要有文字记录。
12.保安部因工作需要直接管理接触现金的干部必须做到收支建帐,接受财务部门监督管理无误。
【第4篇】小区物业保安部规章制度3
小区物业保安部规章制度(三)
1.遵守公司的各项规章制度和国家的法律、法规。
2.必须服从公司总经理和主管领导布置的各项安全保卫任务,并无条件的尽力完成。
3.服从部门经理的统一指挥和工作安排,所属岗位对保安部下达的指令必须准确无误的完成。
4.准时上下班,不迟到早退或擅自脱岗,遇到特殊情况不能准时到岗的必须提前一天请假,最迟当天早9:00前打电话请假,个人要服从保卫任务的需要。
5.遵守公司各项管理制度和纪律规定,言谈举止有礼貌,注意政策。
6.遵守保密纪律,说话严谨,保安部所属各岗位职工,不准将公司内部一切情况、保安部工作内容、布置安全任务向外界泄露。
7.坚持原则,不循私情,加强汇报,相互协作,以公司利益为大局。
8.上班时间不准看报,办公室不得搞娱乐活动,不集结聊天。
9.严禁与住户建立私人关系,保卫干部不准私自为住户办理委托事项,不准介绍劳务,因工作与住户联系,必须通过物业部。
10.公司职工及入住住户向保安部干部反映的任何有关安全方面的情况要高度重视,主动查清情况,做到三不放过:查不清不放过,责任未落实不放过,措施不得力不放过。
11.保卫干部要坚持深入各部门、各岗位随时掌握安全状况,进行巡视、监督、检查、每周不少于20小时,工作要有文字记录。
12.保安部因工作需要直接管理接触现金的干部必须做到收支建帐,接受财务部门监督管理无误。
